viernes, 14 de noviembre de 2014



¿CUÁLES SON ELEMENTOS DEL SERVICIO AL CLIENTE?


1.       EL CLIENTE
2.       EL PERSONAL DE CONTACTO
3.       EL SOPORTE FÍSICO
4.       LA EXHIBICIÓN


1.
¿QUÉ ES UN CLIENTE?

Es un ser indescifrable, incomprensible, que difícilmente sabemos lo que quiere, que a veces sabe lo que quiere y cambia permanentemente.
El cliente es el que paga nuestros salarios, aumenta nuestras utilidades, el que compra nuestros productos, el que hace que nuestra empresa permanezca en el mercado.

TIPOS DE CLIENTES

CLIENTES INTERNOS (COLABORADORES)
Deben sentir amor por su empresa y trabajo.

CLIENTES EXTERNOS (CONSUMIDORES)
Debemos entenderlos mejor que la competencia y corregir a tiempo nuestros problemas en calidad y servicio.


2.
PERSONAL DE CONTACTO

Es quien enfrenta las diversas situaciones que se presentan con el cliente o los momentos de verdad.
El personal debe contar con:

·         Empatía
·         Capacitación
·         Buena presentación personal
·         Gusto por la gente
·         Paciencia


¿QUÉ SON MOMENTOS DE VERDAD?
Es cualquier contacto personal, telefónico, e-mail u otro medio, entre el cliente y el personal de la organización. 


LOS MÁS FRECUENTES MOMENTOS DE VERDAD

  • El cliente llama, escribe, o averigua por algo: Rapidez, amabilidad y preparación
  • El cliente bravo u ofuscado: No discuta, no pelee con él, escúchelo y busque solución.
  • El cliente busca algo especial: Procure dárselo.
  • El cliente indeciso: Si le pide la opinión désela de forma profesional.
  • El cliente que se queja: Respuesta rápida y de manera positiva.

3.
SOPORTE FÍSICO

Las instalaciones son una parte importante de la atención al cliente, ya que es el lugar donde se le prestan los servicios o compran el producto.

SE DEBE TENER EN CUENTA:

  •   La identidad corporativa
  •   Los espacios para clientes y colaboradores
  •   La distribución de los productos
  •   El ambiente del establecimiento

4.
LA EXHIBICION

Exhibir es convertir las características del producto en beneficios para el cliente.
Las exhibiciones deben llevar un mensaje o contar una historia y se debe tener en cuenta el comportamiento del consumidor a la hora de realizar las compras.

Las cuales son:

RACIONALES O PREVISTAS:
Realizadas por presión inicial o planea comprar una marca

IRRACIONALES O IMPULSIVAS:
Se producen cuando el cliente ve el producto en el estante o exhibidor y decide comprarlo.


ACTITUDES Y TIPOS DE SERVICIO AL CLIENTE


SERVICIO INEFICAZ Y DESAGRADABLE
Baja competencia técnica y mal trato al cliente.
 Su consigna es:
“Somos incompetentes y no nos importa ser antipáticos”


SERVICIO INEFICAZ Y AGRADABLE
Empresas con bajas competencias técnicas, pero tratan al cliente como un rey.
Su consigna es:
 “Lo hacemos mal pero somos encantadores”


SERVICIO EFICAZ Y DESAGRADABLE
Manejan estándares técnicos de calidad pero no se enfocan en el cliente.
Su consigna es:
 “Somos muy eficientes pero muy antipáticos”


EFICAZ Y AGRADABLE
Equilibrio entre competencias técnicas y estrategia de servicio al cliente.
Su consigna es:
 “Hacemos nuestro trabajo con la máxima calidad”


CUALIDADES DEL EXPERTO EN SERVICIO AL CLIENTE

·         Sincero, demuestra interés por los demás
·         Optimista y con actitud positiva
·         Maneja el arte de “caer bien”
·         Comprensivo con los demás
·         Es empático
·         Es asertivo en la comunicación
·         Posee habilidad para resolver los posibles problemas
·          Es perseverante y entusiasta.


PAUTAS PARA BRINDAR UN MEJOR SERVICIO

·         Facilítele al cliente  la adquisición de sus productos
·         Ofrézcale servicios integrales
·         Ofrézcale servicios de apoyo
·         Ofrezca servicios diferenciadores o únicos
·         Ofrezca servicios con valor agregado


REGLAS IMPORTANTES DE ATENCIÓN AL CLIENTE

La Presentación Personal

  •          Saludar al cliente
  •          Tener una sonrisa amistosa y apariencia agradable
  •          En la medida de lo posible, dar su nombre
  •         Utiliza preguntas abiertas para conocer las necesidades del cliente.
  •          El lenguaje corporal debe denotar respeto
  •          Saber cuándo debe tratar de tú o de usted al cliente, de entrada siempre de usted.
  •          Utilizar el plural y no el singular cuando se refiera a tu empresa, debe notar que somos     un equipo de profesionales a su servicio.


El desarrollo de la atención


  •          Identificarse siempre.
  •          Tener espíritu de colaboración.
  •          Atender siempre con amabilidad y profesionalidad.
  •          Atender al cliente lo antes posible.
  •          Cambiar La frase: “No está fulanita, venga en otro momento” por otra como: “Ahora no se encuentra aquí. Si podemos servirle en algo…” y atiéndale.
  •          Trasmitir siempre los recados.
  •          Ser siempre amable y profesional.
  •          Mientras se atiende a un cliente, por regla general,  no se reciben llamadas ni se interrumpe.





¿POR QUÉ PERDEMOS CLIENTES?


Cuando el cliente deja de comprar, quiere decir que está cansado o enojado y recuperarlo puede ser difícil y costoso.
Lo importante es conocer el origen de la molestia y asumir los errores cometidos.

Las molestias pueden ser:


DE TIPO ECONÓMICO:
Pérdida de dinero, pago adicional, debió pagar a otra persona para hacer nuevamente lo hecho.


PÉRDIDA DE TIEMPO
Tuvieron que destinar cierto tiempo para remediar la situación.


EMOCIONALES
Produce coraje, frustración e incomodidad.


ESTE TIPO DE SITUACIONES CAUSA PARA LA EMPRESA PÉRDIDA DE LA BUENA IMAGEN Y CREDIBILIDAD.


¿QUÉ HACER PARA RECUPERAR LA CONFIANZA?

Dar personalmente las excusas

Brindar un esquema de compensación, el cual puede ser ofrecer nuevamente el servicio con un periodo de prueba sin costo o a más bajo precio u ofrecer un documento soporte con cláusula de garantía, que especifique que no volverá a pasar el incidente y comprometiéndose a asumir costos si volviera a suceder, o  Ambas opciones.


¿QUÉ SON PROGRAMAS DE LEALTAD?


Su objetivo es motivar a los clientes para que utilicen más nuestros productos o servicios a cambio de otros beneficios.

TIPOS

DE BENEFICIO ECONÓMICO
Incluye descuentos, precios especiales o productos sin costo después de un determinado número de compra.


DE BENEFICIO SOCIAL
Programa que trata de mantener relación con el cliente en otros ámbitos de su vida. (Encuentros deportivos, cocteles, Etc.)


DE DESEMPEÑO
Recompensa al cliente con trámites y servicios ágiles.


¿CÓMO HACER UN CONTROL DE LOS PROCESOS DE ATENCION AL CLIENTE?


DETERMINAR NECESIDADES DEL CLIENTE
(Quienes son mis clientes, servicios que se brindan en el área de atención al cliente)


ANALIZAR LOS TIEMPOS O CICLOS DEL SERVICIO
(Preferencias temporales)


REALIZAR ENCUESTAS
(Preguntarle al cliente)


EVALUAR ATENCIÓN DEL PERSONAL


MOTIVACIÓN PARA EL PERSONAL





MANUAL PARA PERDER CLIENTES


  1. Tenga siempre excusas
  2. No sobresalga
  3. Respire por la competencia
  4. Evite riesgos
  5. Nunca se entusiasme
  6. póngase siempre de primero
  7. Si algo sale mal échele la culpa al otro
  8. Gaste su tiempo agradando a sus amigos
  9. No aprenda nada nuevo
  10. Si todo o algo falla, diga yo no sabía.


MANDAMIENTOS DEL SERVICIO AL CLIENTE


  1. El cliente por encima de todo
  2. No hay nada imposible cuando se quiere
  3. Cumple todo lo que prometas
  4. Darle al cliente más de lo que espera
  5. La buena atención marca la diferencia
  6. Fallar en un punto significa fallar en todo
  7. Empleado insatisfecho, genera clientes insatisfechos.
  8. El juicio sobre la calidad del servicio lo hace el cliente.
  9. Por muy bueno que sea un servicio siempre se puede mejorar
  10. Cuando se trata de satisfacer al cliente todos somos un equipo.

LOS 7 PECADOS DEL SERVICIO AL CLIENTE


1.       Apatía
2.       Desaire
3.       La frialdad
4.       Aire de superioridad
5.       Robotísmo  y Falta de creatividad
6.       Reglamento “así lo dice”

7.       Evasivas





RETO CON LOS CLIENTES


Entenderlo mejor que la competencia y corregir a tiempo problemas en calidad y servicio.


EL CLIENTE DE HOY


Sigue las tendencias
Busca facilidades y ofertas
Dominantes
Exceso de información
Compra soluciones
Esperan servicio


LAS 5 VERDADES DEL CLIENTE


·         Decide la supervivencia de las empresas y es fuente de bienestar y ganancias para la empresa.
·         Sus preferencias se quedan donde se encuentra el servicio y el buen trato.
·         Su lealtad depende de experiencias positivas con la organización.
·         El cliente solo compra lo que el producto representa para el (beneficio)

·         Primer deber del hombre moderno: “conservar el cliente”





CLASIFICACIÓN DE LOS CLIENTES


1.    
Clientes Activos
Clientes que en la actualidad están realizando compras y que requieren una atención especial para retenerlos, ya que son los que en la actualidad le generan ingresos económicos a la empresa.


Clientes Inactivos
Clientes que por alguna razón ya no le compran a la empresa, y que por tanto, requieren de actividades especiales que permitan identificar las causas de su alejamiento para luego intentar recuperarlos.


2.    
Clientes Actuales
Son aquellos que utilizan el servicio de la empresa de forma periódica o que lo hicieron en una fecha reciente.


Clientes Potenciales
Son aquellos que no han utilizado los servicios en actualidad pero que son visualizados como posibles clientes en el futuro.


3.    
Según su frecuencia de compra


Clientes de Compra Frecuente
Son aquellos que realizan compras repetidas a menudo o cuyo intervalo de tiempo entre una compra y otra es más corta que el realizado por el grueso de clientes. Es fundamental no descuidar las relaciones con ellos y darles continuamente un servicio personalizado que los haga sentir "importantes" y "valiosos" para la empresa


Clientes de Compra Habitual
Son aquellos que realizan compras con cierta regularidad porque están satisfechos con la empresa, el producto y el servicio. Por tanto, es aconsejable brindarles una atención esmerada para incrementar su nivel de satisfacción, y de esa manera, tratar de incrementar su frecuencia de compra.


Clientes de Compra Ocasional
Son aquellos que realizan compras de vez en cuando o por única vez. Para determinar el porqué de esa situación es aconsejable que cada vez que un nuevo cliente realice su primera compra se le solicite algunos datos que permitan contactarlo en el futuro, de esa manera, se podrá investigar (en el caso de que no vuelva a realizar otra compra) el porqué de su alejamiento y el cómo se puede remediar o cambiar ésa situación.


4.    
Según el volumen de compra


Clientes con Alto Volumen de Compras
Son aquellos que realizan compras en mayor cantidad que los demás clientes, a tal punto, que su participación en las ventas totales puede alcanzar entre el 50 y el 80%. Por lo general, estos clientes están complacidos con la empresa, el producto y el servicio; por tanto, es fundamental retenerlos planificando e implementando un conjunto de actividades que tengan un alto grado de personalización, de tal manera, que se haga sentir a cada cliente como muy importante y valioso para la empresa.


Clientes con Promedio Volumen de Compras
Son aquellos que realizan compras en un volumen que está dentro del promedio general. Por lo general, son clientes que están satisfechos con la empresa, el producto y el servicio; por ello, realizan compras habituales. Para determinar si vale la pena o no, el cultivarlos para que se conviertan en Clientes con Alto Volumen de Compras, se debe investigar su capacidad de compra y de pago.


Clientes con Bajo Volumen de Compras
Son aquellos cuyo volumen de compras está por debajo del promedio, por lo general, a este tipo de clientes pertenecen los de compra ocasional.


5.    
Según el Nivel de satisfacción


Clientes Complacidos
Son aquellos que percibieron que el desempeño de la empresa, el producto y el servicio han excedido sus expectativas. Por tanto, para mantener a éstos clientes en ese nivel de satisfacción, se debe superar la oferta que se les hace mediante un servicio personalizado que los sorprenda cada vez que hacen una adquisición


Clientes Satisfechos
Son aquellos que percibieron el desempeño de la empresa, el producto y el servicio como coincidente con sus expectativas. Este tipo de clientes se muestra poco dispuesto a cambiar de marca, pero puede hacerlo si encuentra otro proveedor que le ofrezca una oferta mejor. Si se quiere elevar el nivel de satisfacción de estos clientes se debe planificar e implementar servicios especiales que puedan ser percibidos por ellos como un plus que no esperaban recibir.


Clientes Insatisfechos
Son aquellos que percibieron el desempeño de la empresa, el producto y/o el servicio por debajo de sus expectativas; por tanto, no quieren repetir esa experiencia desagradable y optan por otro proveedor. Si se quiere recuperar la confianza de éstos clientes, se necesita hacer una investigación profunda de las causas que generaron su insatisfacción para luego realizar las correcciones que sean necesarias. Por lo general, este tipo de acciones son muy costosas porque tienen que cambiar una percepción que ya se encuentra arraigada en el consciente y subconsciente de este tipo de clientes.


6.    
Según su grado de influencia en la sociedad


Clientes Altamente Influyentes
Este tipo de clientes se caracteriza por producir una percepción positiva o negativa en un grupo grande de personas hacia un producto o servicio. Lograr que estas personas sean clientes de la empresa es muy conveniente por la cantidad de clientes que pueden derivar como consecuencia de su recomendación o por usar el producto en público.


Clientes de Regular Influencia
Son aquellos que ejercen una determinada influencia en grupos más reducidos. Por lo general, lograr que éstos clientes recomienden el producto o servicio es menos complicado y costoso que los Clientes Altamente Influyentes. Por ello, basta con preocuparse por generar un nivel de complacencia en ellos aunque esto no sea rentable, porque lo que se pretende con este tipo de clientes es influir en su entorno social.


Clientes de Influencia a Nivel Familiar

Son aquellos que tienen un grado de influencia en su entorno de familiares y amigos, por ejemplo, la ama de casa que es considerada como una excelente cocinera por sus familiares y amistades, por lo que sus recomendaciones sobre ese tema son escuchadas con atención. Para lograr su recomendación, basta con tenerlos satisfechos con el producto o servicio que se les brinda.





TIPOS DE CLIENTES


1.    
EL CLIENTE POLÉMICO


Rasgos característicos
 • Provoca discusión.
• Pretende llevar siempre la razón.
• Desconfía de las soluciones que se le ofrecen.
• Necesita que le presten una atención preferente.


Situaciones que facilitan su aparición
• Cuando no tenemos hacia ellos una actitud atenta o comprensiva
• Cuando les hacemos perder su tiempo con esperas y retrasos.
• Si discutimos con ellos.
• Si sienten que estamos inseguros.


2.    
EL CLIENTE HABLADOR


Rasgos característicos
• Amistoso, hablador, sonriente.
• Seguridad aparente sobre los demás.
• Necesita que esté pendiente de él.
• Puede llegar a ser pesado.


Situaciones que facilitan su aparición
Cuando se les atiende con mucha preferencia pueden ocasionar retrasos en la atención de otros clientes.


3.    
EL CLIENTE INDECISO


Rasgos característicos
• Bastante tímido e inseguro, le cuesta decidirse.
• Teme plantear claramente su petición o problema.
• Responde por evasivas
• Quiere reflexionar y/o pide opinión.


 Situaciones que facilitan su aparición
• Cuando no se recibe con amabilidad, seguridad e iniciativa se pone nervioso.
• Cuando le damos muchas opciones para elegir podemos provocarle indecisión y frustración


4.    
EL CLIENTE “SABELOTODO”


Rasgos característicos
• Cree que lo sabe todo.
• Es orgulloso, quiere imponerse y marca actitud de superioridad.
• A veces se muestra agresivo.
• Exige mucha atención.
• Es exigente también a la hora de defender sus derechos y tiende a presentar muchas reclamaciones.


Situaciones que faciliten su aparición
• Ante situaciones críticas (retrasos o pequeños errores) se agudiza su agresividad.
• Cuando hay discusiones siempre quiere llevar la razón.


5.    
EL CLIENTE MINUCIOSO


Rasgos característicos
• Sabe lo que busca.
• Es concreto, conciso y a veces tajante.
• Utiliza pocas palabras.
• Exige respuestas concretas e información exacta.


Situaciones que facilitan su aparición
• En situaciones que se salen de lo normal y escapan a su control (esperas, confusiones…).
• Cuando la información que recibe es escasa o incompleta.
• Ante problemas de falta de calidad en productos o servicios se vuelve muy exigente.


6.    
EL CLIENTE IMPULSIVO


Rasgos característicos
• Cambia continuamente de opinión.
• Es impaciente, superficial y emotivo.
• No se concentra, y es fácil que dé marcha atrás cuando parecía dispuesto a realizar un servicio determinado.


Situaciones que facilitan su aparición.
• Ante situaciones que le hacen pensar.
• Cuando tiene varias opciones donde elegir.


7.    
EL CLIENTE DESCONFIADO


Rasgos característicos
• Duda de todo y de todos, rechazando hasta los argumentos más lógicos.
• Es intransigente, trata de dominar al interlocutor.
• No reflexiona.
• Es susceptible y le pone falta a todo.


Situaciones que facilitan su aparición
• Cuando cree que se le ha dado información incompleta.
• Cuando piensa que no se confía en él.
• Ante el incumplimiento de los acuerdos.
• Cuando se muestra debilidad.
• Cuando se siente que no se le trata correctamente o justamente.


8.    
EL CLIENTE GROSERO


Rasgos característicos
• Permanente mal humor.
• Discute con facilidad.
• Dominante y agresivo.
• Ofensivo. .  Le gusta dar “espectáculo”, dejarnos en evidencia pública.


Situaciones que facilitan su aparición

• Ante cualquier pequeña discusión,  siempre que considere que ha sido mal atendido. No enteramos después de “explotar”.